المفاهيم الحديثة في إدارة المخازن

 

عنوان البحث : المفاهيم الحديثة في إدارة المخازن .

 

مقدمة البحث :

تقدم إدارة المخازن خدماتها إلي مختلف إدارات المشروع التى تحتاج للمواد وبشكل خاص إلي إدارة الإنتاج في المشروعات الصناعيه وتتمثل هذه الخدمات فيما يلي :

-         تقديم معلومات وإحصاءات تساعد الإدارة في وضع خططها .

-         إمداد الإدارات بالمواد التى تحتاج إليها .

-         ومن هنا يتضح أن هناك تعاون مهم بين إدارة المخازن وبعض إدارات المشروع.

وهذا التعاون يكمن في حجم المخزون وكيفيه الإحتفاظ به وخاصة اذا كات المواد ذات جودة عالية والمساحات المخصصة للتخزين.

-  التوازن في تدفق المواد الأولية والأجزاء والعدد والمعدات للوفاء بالإحتياجات التشغيلية والتوازن الذي يشمل الآتي:

     - المواد المخزنة في المخازن.

-         المواد الداخلة إلي المخازن.

-         المواد المصروفه من المخازن.

-         وتتمثل عملية التخزين في وضع وترتيب المواد في المخازن من لحظه وصولها إلي المخازن وحتي لحظة خروجها من المخازن وتسمي هذه العملية بعملية الإحتفاظ

أما العملية التى تتضمن إجراءات التاكد من سلامة المخزون والعمل علي إبقاء هذا المخزون صالحا ومطابقا إلي حد كبير جدآ للحالة أو الطريقة التى تتم إستلامة بها فيكون بعيدا عن مخاطر التلف والحريق والسرقة وتسمي بعملية المحافظة .

          إذن : عملية التخزين = الإحتفاظ + المحافظة .

-         وتجدر الإشارة إلي توضيح الفرق بين التخزين المركزي والتخزين غير المركزي

ويقصد بالتخزين المركزي : التخزين الذي ينمو من الداخل ويهدف إلي :

-         ضمان التموين والتمويل وإمكانية الإحلال.

-         توليد المرونه في المخزون - لأنه فيه إنحرافات مع طبيعة الأسواق .

-         أما المخزون اللامركزي فهو المخزن الفرعي الذي يكون قريبا من المورد.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

عناصر البحث:

-         أساليب التخزين.

-         إجراءات الصرف .

-         المناولة .

-         تصميم المخزن .

-         تصنيف المخزونات .

أساليب التخزين :

وهى عبارة عن مجموعة من العمليات التى تتم من لحظه وصول المواد إلي المخازن

 وحتي خروج هذه المواد ومتابعة عمليات الصرف - والبضائع إلي المخازن .

ويمكن تصنيفها إلي أربعة مجموعات وهي :

1-    البضائع الواردة إلي المنشأة من الموردين ( بضائع خارجية ).

2-    البضائع الواردة إلي المنشأة من المخازن الفرعية ( بضائع داخلية ).

3-    مواد مردودة "مردودات – مسموحات".

4-    مخلفات الإنتاج .

-         وهنا يتم إتخاذ إجراءات التخزين التالية علي البضائع الآتية من الموردين :

1-    يفترض وصول هذه البضائع خلال الدوام - لذلك تجد هذه المواد من يستلمها ويخزينها ويكون ذلك أثناء الدوام .

2-    عند وصول المواد يتم إبلاغ أمين المخزن أو المستودع المختص .

3-    تتم عملية الإستلام الأولي علي الشكل التالي:

أ‌-       الإستلام من الناحية النظرية أو المعاينة النظرية .

ب‌-  فتح الطرود الواردة ووضع محتوياتها في صندوق أو أوعية خاصة .

ت‌-  جرد محتويات الشحنة ومطابقتها وقيدها في تسجيلها المبدئى في السجلات .

- وذلك لإجراء المطابقه بالكشف الوارد من المورد ( الفاتورة – القائمة ) مع أمر التوريد وكذلك تحرير كشف بمحتويات الشحنة أو الإرسالية .

4-    الفحص: يتم الفحص بمختلف الطرق المتاحة سواء كان فحصا شكليا

 أو مخبريا أو التاكد من الوزن أو العدد أو القيا س .

5-    تقرير الإستلام النهائي : وهو يتعلق ببيان حالة المواد .

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6-    العمل علي تخزين للمواد وحفظها والإشراف عليها .

7-    عمليات المتابعة : وتشمل عملية الرقابة والصرف والتوزيع والإعادة .

إجراءات الصرف :

-         يجب مراعاة الإعتبارات التالية عند صرف المواد وهي:

1-    التحقق من الحاجه الفعلية للمواد من قبل الجهة الطالبة لها ويتم ذلك

 من خلال مراجعة ما تم صرفه من هذه المواد للجهة الطالبة - وما هو مقررصرفه لهذه الجهة.

2-    مراعاة توقيت الصرف : إذن فأن بعض المواد يتم صرفها دوريا في نهاية كل شهر أو كل موسم أو بداية كل فترة محددة .

3-    التقيد بالسلطة المحددة للصرف من المواد وبعض المواد يتم صرفها

من إدارة المخازن - وبعضها لابد أن يتم صرفها عن طريق نائب المدير العام .

    وبعض المواد يجب ان يتم التوقيع علي محضر صرفها من قبل مدير الوحدة شخصيا أو              رئيس القسم الطالب .

     4- مراعاة طرق الصرف : والتى يمكن ان تأخذ الأشكال والأساليب التالية :

‌أ-       الصرف عند الطلب : ويتم في أي وقت وبشكل مباشر كليا أو جزئيا .

‌ب-  الصرف علي سبيل الإعارة : أي ليس بشكل مباشر وإنما بشكل مؤقت .

ج- الصرف حسب البرامج الزمنية : أي وضع توقيتات محددة لكل قسم من الأقسام ولكل نوع من المواد ويتم الصرف منها لهذه الأقسام كالمخازن التى تصرف موارد في مواسم مختلفة كالفصل الشتوى كمخازن الملابس مثلا.

د- صرف المعدات الرأسمالية : حيث من المعروف أن المعدات الرأسمالية تشتري بناء علي مواصفات محددة ولغاية محددة ولذلك لا يتم تخزينها في العادة في المخازن

لكن لابد من إدخالها في قيود المخازن وفي الغالب لا تدخل المستودع نهائيا .

وتسجل عهدة في القسم المعني ولابد أن تمر في المخازن وتحقق قيمتها في المخازن .

ه - الصرف إلي خارج المنشأة وطلبيات البيع وهنا لابد عند صرف وإخراج البضاعة من المخازن لعمليات البيع أن يتم الصرف بقيود وأن يتم التوقيع عليها من قبل مستلمها لإبراء ذمه أمين المخزن المسئول عن هذه المواد.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

المناولة :

وهى تحريك المواد داخل المخازن - ومن المخازن إلي أماكن الصرف ومن أماكن الإستلام إلي المخازن .

أنواع المناولة :

1-    المناولة اليدوية : هي التى لا تستخدم فيها وسائل مناولة آلية أو نصف آلية فهى تحريك ونقل المواد أو في التفريغ والتحميل فهى تعتمد علي الجهد البشري يكون هذا النوع من المناولة للمواد الخفيفة وفي المخازن الضيقة أو الصغيرة القريبة من مناطق العمل أو التشغيل .

2-    المناولة الآلية : وهى التى تستخدم أجهزة أو معدات مناولة آلية حيث طرق المناولة الآلية تعتمد على شكل تصميم المخازن.

3-    الوسائل الأرضية ذات الممر الثابت : وهى مجموعة من الوسائل تتحرك أما أفقيا وعلى الأرض - وتأخذ شكل خطوط ومسارات ثابتة وتختلف هذه الوسائل حسب الطاقة المستخدمة – هل هي كهربائية أو وقود وحسب الوعاء المستخدم - ومن أمثلتها الأشرطه المتحركة ( السيور الناقلة ) والعربات التى تتحرك في ممرات محددة وعلي قضبان حديدية .

4-    الوسائل العلوية : وهي الوسائل التي تتحرك حاملة المخزون إلي إرتفاعات مختلفة من سطح الأرض - وهي لا تحتاج إلي ممرات أرضية  مما يتيح المجال لإستغلال هذه المساحات الأرضية في تخزين كميات أكبر وأكثر من المواد – مثال : الرافعات المتحركة في سقف المخزن والتى يكون لها سلاسل مدلاة في الأسفل .

5-    الوسائل العمودية : وهى وسائل تستخدم لنقل المواد في إتجاه رأسي من الأسفل إلي الأعلى أو العكس وهى مناسبة للمخازن متعددة الطوابق والتى يمكن أن تستخدم فيها المصاعد المتحركة ذات الأحجام المختلفة والتى يمكن أن تنتقل المواد بأوزان أحجام مختلفة .

6-    الوسائل الأرضية غير مقيدة الحركة : وهى وسائل تستخدم فيها ناقلات آلية يمكن أن تنحرف وتأخذ إتجاهات آلية متعددة ضمن المخزون وتتصف هذه الوسائل بالمرونة وتأخذ اتجاهات آلية متعددة ضمن المخزون وتتصف هذه الوسائل بالمرونة وتأخذ أشكال مختلفة كالعربات العادية والمقطورة أو المجرورة .

العوامل التي يجب الإعتماد عليها أثناء المناولة :

1-    خصائص المواد والمنتجات نفسها .

أ‌-       المواد الثقيلة : مناولة آلية .

ب‌-  المواد السائلة : مناوله خاصة ( مناولة موجودة في حاويات ثقيلة ).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2-    طبيعة عملية المناولة التي تشتمل:

أ‌-       الإستمرارية : مثلا هناك وسائل مناولة آلية يمكن لنا إستئجارها نظرا لإرتفاع ثمنها وصعوبة الإحتفاظ بها لفترات زمنية طويلة دون أستخدام لأن استخدامها سيكون متقطعا وعلي فترات .

ب‌-  الإستغلال الأمثل للمساحة والطاقة : بعض الوسائل الآلية خاصة ذات الممرات الثابتة يمكن أن تحتاج إلي مساحة أكبر في المخازن - وأن إستخدام المناولة في سقف المخزن قد يكون عائقا.

     ج- طبيعة الحركة : هل هى رأسية أو أفقية ؟

إذا كنا نقوم بالمناولة من الأسفل إلي الأعلي أو بالعكس - فإننا نحتاج إلي ممرات ووسائل مناولة علوية عمودية أو رأسية وسيور متحركة وناقلة وعمودية وهذا يحدث في المخازن ذات الطوابق المتعددة التي يكون سقفها عاليا أما إذا كان الطابق أرضي فقط فيمكن إستخدام الممرات الأرضية الثابتة .

تصميم المخزن : 

وهي ترتبط إلي حد كبير جدا بطبيعة الحركة .

-         طابق واحد : لا يحتاج إلي مناولة عمودية وإنما وسائل أفقية وقد تكون ثابتة ويكون فيه مكان للصرف ومكان للإستلام مما يقرب المواد من مناطق التحميل والتنزيل وتكون المناولة اليدوية عادية وسهلة .

-         طوابق متعددة : يحتاج إلي مناولة عمودية وأفقية في الوقت نفسه .

خصائص المعدات المتوفرة أو المتاحة للوسائل المناولة :

1-    المرونة : قدرتها على الإستخدام في أكثر من حالة .

2-    الأمن السلامة : أضرار تلف المخزون – مخاطر تصيب العمال .

3-    الملائمة : ملاءمة المعدات مع تصميم المخزن - قابلية الأرض علي التحميل.

4-    السرعة .

5-    تكلفة الإستخدام: الثمن الذي يدفع للحصول على معدات وسائل المناولة .

6-    تحولات المستقبل – توسع المصنع – توسع المخزون .

موضع وتقييم المخزن :

 إن الموقع المناسب يمكن أن يسهل حركة المواد من وإلي المنشأة فيما يؤدي إلي التخفيض في التكاليف وزيادة كفاءة الآداء .

أما سوء إختيار نوع المخزن وتصميمه فيمكن أن تنشأ عنها العديد من الصعوبات منها صعوبة تزويد الإدارات والأقسام المستخدمة للمخازن وزيادة في تكاليف النقل وكذلك التعديلات المستمرة في تصميم موقع المخزن يجب أن يتناسب مع إحتياجات المنشأة وتوسعها الإنتاجي بشكل صحيح.

الإعتبارات التى تحكم إختيار الموقع المناسب للمخزن:

 

 

 

 

 

 

 

 

1-    مدى القرب من مواقع التشغيل التي تستخدم المواد المخزنة وذلك لتقصير المسافة التي تنقل من خلالها المواد وبالتالي تخفيض التكلفة .

2-    طبيعة المواد المخزنة من :

أ‌-       قابلية هذه المواد للتفاعل مع  المواد الأخري والتأثير عليها سلبا .

ب‌-  قابلية هذه المواد للإشتعال والتسبب في حرائق.

ج- قابلية هذه المواد للإنفجار وما قد ينجم عن ذلك من خسائر وفي الأرواح.

3-    مدي توافر المساحة الكافية لإقامة المخزن .

4-    الالتزام بالتعليمات والقوانين .

5-    توافر الخدمات العامة كالطرق والمياه والطاقة .

        بناء وتصميم المخزن :

أ‌-       شكل وهيكل المبني : وهو يرتبط بشكل ومواصفات وأنواع المواد المخزنة .

ب‌-  مواد البناء : هناك مخازن خشبية أي صممت بالخشب والحديد ومخازن مبنية بمواد بناء خرسانية التى تتميز بالقدرة العالية على تحمل الأثقال في إنشاء المخازن الدائمة.

ت‌-  أرضية المخزن .

ث‌-  الإضاءة : إستفادة طبيعية كفتحات زجاجية في السقف ويجب مراعاة أيضا عمليات التمديدات الكهربائية يجب إلا تكون متلاصقة مما يؤدى الي حدوث ماس كهربائي .

ج‌-    تدفئه المخازن : إما بوسائل كهربائية أو وسائل عادية .

ح‌-    إحتياجات الوقاية : إحتمال حدوث حرائق وتسرب المياه.

تحديد حجم المخزون : هناك عوامل متعددة تؤثر علي تحديد حجم المخزون وتختلف هذه العوامل في أهميتها من منشآه لأخري - وحسب ظروف كل منشأة ومن أهم هذه العوامل :

1-    فترة التخزين .

2-    حجم المواد .

3-    طبيعة الإنتاج .

4-    تصميم المخزن .

5-    صيانة المواد المخزنة .

6-    التوسعات المستقبلية .

قدرة التخزين : إذا كانت مواد موسمية فإنها تحتاج إلي مخازن كبيرة الحجم لتخزينها بقصد سد إحتياجات المنشئة والتى تستمر حاجة المنشأة لها على مدار العام – إذا كانت إحتياجات الإنتاج كبيرة فهى في الغالب تستخدم المواد لفترات زمنية قصيرة ومتواصلة ويتم التخزين لفترات زمنية طويلة .

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

وتحتاج إلي مخازن حجم كبير .

طبيعة الإنتاج :مثلا الصناعات المعدنية ، الفحم الحجري - تستخدم لإنتاجها مواد أولية كبيرة لتستخرج منها كميات محدودة - وبالتالى فإنها تحتاج الي تخزين كميات كبيرة من المواد الأولية التي تحتاج بدورها إلي مخازن تتناسب مع أحجام هذه المواد.

صيانة المخزون : توفير مساحات خاصة لصيانة المخزون - فهناك مثلا مخزونات كحفظ المواد الغذائية وجب توفير برادات مما يستلزم مكان أوسع .

التوسعات المستقبلية : مثلا المشروع في مرحلة النمو وبالتالى هناك أحتمال ظهور حاجة إلي تخزين كميات أكبر من المواد مستقبلا .

تصنيف المخزونات :

توجد عدة طرق لتصنيف مخزونات المؤسسة وهذه الطرق تسمح لها بالسير الحسن والجيد لمخزوناتها وهي كتالي :

- حسب منحني A.B.C : هذه الطريقة ترتب المواد ترتيبا تنازليا حسب استخدامها سنويا وبالتالي تقسيم المخزونات إلي ثلاث فئات :

الفئه : A تشمل هذه الفئه المواد ذات الأهمية البالغة أي أن الصنف A  يتكون من 20%  من كمية المواد ولكنها تمثل 80% من القيمة الإجمالية من المواد المخزنة " مواد الفئه A هي أقل إستعمال مواد بطيئة الحركة ".

الفئة B : وهي التى تتكون من 30% من المواد - وتمثل 15% من القيمة الإجمالية لديها (مواد الفئه B هى مواد معتدلة الحركه).

الفئه : C وتشمل المواد المتكررة ذات معدل دوران مرتقع وتتكون من 50% من المواد التى تمثل 5% من قيمة الأجمالية للمواد المخزنة التصنيف حسب طبيعة المادة : يمكن تجميع المواد والأجزاء في مجموعات تبعا لطبيعتها وفائدتها ونذكر منها :

-         قطع غيار تدخل في التركيب أو التجميع .

-         العناصر الغير مباشرة في الإنتاج .

-         المنتجات التامة الصنع .

-         التصنيف حسب طبيعة المادة : يمكن تجميع المواد والأجزاء في مجموعات تبعا لطبيعتها وفائدتها ، ونذكر منها :

-         قطع غيار تدخل في التركيب أو التجميع .

-         العناصر الغير مباشرة في الإنتاج .

-         المنتجات التامة الصنع .

التصنيف حسب طرق المناولة : يفهم هذا التصنيف تحديد وسائل المناولة والنقل الملائمة - ويمكن تقسيم المواد حسب هذا التصنيف إلي :

-         مواد غير مخزنة .

-         مواد معبأة .

-         سوائل منقولة عبر الأنانيب حسب درجه الخطورة : مواد قابلة للإلتهاب أو قابلة للكسر .

 

 

 

 

 

 

 

 

-         مواد ذات قيمة مرتفعة .

-         مواد عمرها الإنتاجي قصير جدا .

أنواع المخزونات :

1-    مخزون الحد الأدني : هو المخزون الذى يتداول بحجم ثابت ،- وهذا الحجم يمكن أن يقل عن الإحتياجات الفعلية للمؤسسة - والخصائص علي مصاريف النقل في حدها الأدني تقوم المؤسسة بشراء كميات هائلة من المواد الأولية - والمقصود من هذه العملية هو الحصول علي حجم الكمية المشتراة وكذلك تخفيض تكلفة إصدار أوراق الشراء .

2-    مخزون متوقع : هو المخزون من البضائع المعدة للإستهلاك حسب التوقع والإحتمال حيث يكون متغيرا خلال السنة ويستخدم في تخفيض هذه التغيرات بطريقة تراكم المخزون أو الإستفادة بدلا من التغيير من معدات الإنتاج المتمثلة في متطلبات العمال أو إحتياجات الطاقه الزائدة ورأس المال .

3-    مخزون التقلبات : ويستعمل هذا النوع من المنتجات أوالمواد الأولية لوجود تقلبات في بعض أسعار المنتجات أو المواد الأولية - أو لمواجهة التقلبات غير المنتظرة في طلبات المستهلكين لذا تحتفظ المصانع بكميات من البضائع في مخازنها لمقابلة طلبات المستهلكين والعملاء بالإنتظار لحين طلب المواد وتوريدها.

4-    مخزون الأمان: ويسمى مخزون الضمان وهو هامش أو الزيادة من المواد التى توافرها المؤسسة لتجنب مشاكل نفاذ المخزون بسبب التغيرات التى تؤثر على حجم مستوى المخزون منها :

-         الزيادة في معدل الأستهلاك .

-         فترة إعادة التموين .

-         إمكانيات المؤسسة أومركزها المالى .

-         أخطاء في التقديرات.

-         فعندما تطول فترة الأنتظار لتوزيع أو ارتفاع معدل الأستهلاك المقدر وتتعرض المؤسسة الي مخاطر عديدة لمواجهة صعوبات في الأنتاج وفقدان العملاء الناتجة عن نفاذ المخزون .

-         لذا وجب على المؤسسة الأحتفاظ مخزون الأمان .

-         مخزون الأمان ف المؤسسات المختلفة :

1-    في المؤسسات الصناعية : يبني مخزون الأمان الغير متغيرة – تكلفة الفرصه البديلة متغيرة – الربح غير المحقق تكلفة ثابتة يجب علي المؤسسة أن تتفادى تكاليف العجز الداخلي  وبالتالى تلغيها .

2-    مؤسسة تجارية يبني علي أساس تكاليف الربح غير المحققة .

3-    المؤسسه الخدمية علي أساس الخدمة المقدمة .

4-    مستويات المخزون وهى الطريقة الأساسية للرقابة علي المخزون.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

الخاتمة:

- يشتمل التسيير المادى للتدفقات داخل المخازن:

 - دخول وأستلام المواد إلي المخازن .

 - طرق المناولة داخل المخازن .

-         كيفية الأحتفاظ بهذه المواد الداخلة.

-         توفير المخازن الملائمة لها الأمن والصيانة .

-         الطريقه السليمة لفرز هذه المواد وتصنعيها حسب درجة هذه المواد من الخطورة .

-         أن التحكم أوالتسيير المادى الفعال للمخزون .

-         له عدة مزايا تتمثل في التحكم في المخازن .

-         تخفيض تكاليف عملية التخزين لتفادى الأخطاء كتلف المواد .

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

المصادر:

1-    الأستاذ الدكتور/ سيد محمود السيد الخولي ، مقدمة في إدارة المواد ، كلية التجارة جامعة عين شمس .

2-    المحاضرات.

3-    الفيديوهات المرئية .

4-    المحاضرات المكتوبة E L S .

5-    بنك المعرفة المصري .